訪問看護師のまおつんです。
『PDCAサイクル』という言葉を聞いたことはありますか？
仕事をすすめるときの計画を立てたり、行動したことが正しかったかどうかの検証を行うために有効な方法です。
今回は、PDCAとは何かを詳しく解説して、訪問看護師がこの方法を活用するメリットについて紹介していきます。
このブログでは訪問看護のリアルな仕事について情報を発信しています。もし興味があれば関連記事もご覧ください。
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PDCAサイクルとは？
ここでは、PDCAサイクルって何？と疑問を持つ方に対して、分かりやすく解説しています。
PDCAはPlan・Do・Check・Actの頭文字
PDCAサイクルは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Act(改善)の頭文字をとった言葉です。
このサイクルを繰り返すことで、仕事のやり方を改善したり問題解決をすることができるようになります。
Plan(計画)
Plan(計画)は、仕事の目標を決めて、改善するまでの道筋を立てます。
計画を立てる時には、現状どのような問題があるのかを考えてからその対策を考えるようにします。
Do(実行)
Do(実行)の段階では、立てた計画どおりに仕事をすすめていきます。
仕事のスケジュールの管理をしながら、チームのメンバーと協力をしながら進捗していきます。
Check(評価)
Check(評価)では、目標に対してどのくらい達成したのか、または問題があったかどうかを確認します。
計画通りに仕事が進んだのか、進んでいないならどんな問題があったのかを洗い出します。
Act(改善)
Act(改善)は、チェックした結果を踏まえてどのように改善するかを検討するステップです。
次の行動に移すためには、改めて最初のPlan(計画)を立てて、Do(実行)を行っていきます。
このように、PDCAサイクルを繰り返すことで仕事のやり方を改善したり問題を解決します。
このPDCAサイクルを繰り返すことで、継続的な改善を行っていくことができます。
業務の改善や問題解決に活用することで、より効率的な仕事やサービス提供ができるようになります。
訪問看護師がPDCAを活用するメリット
訪問看護師がPDCAを活用することには、以下のようなメリットがあります。
１、定量的・定性的な評価ができる
２、患者さんの状態やニーズに応じたケアができる
３、チーム内のコミュニケーションが活発になる
定量的・定性的な評価ができる
PDCAサイクルでは、計画・実行・評価・改善の各段階でデータ収集や分析をすることになります。
訪問看護師が患者さんの健康状態やケアの内容を定量的・定性的に評価することで、現状の問題点や課題を明らかにすることが可能です。
定量的とは、『目標〇〇件』など、具体的な数値を使った表現方法のこと。
定性的とは、『患者さんに寄り添ったケアを行う』など、抽象的な表現方法のこと。
また、評価した結果から改善の方法を考え、実際にそれが改善されたかどうかをもう一度確認することで、より効果的なケアが提供できるようになります。
患者さんの状態やニーズに応じたケアができる
PDCAサイクルを活用することで、訪問看護師は患者さんの状態やニーズに合わせた最適なケアを提供することができます。
例えば、Planでは患者さんのニーズやケアプランを決定し、Doとしてはそのプランに基づいてケアを提供します。
その後、計画通りにケアが提供できたかをCheckし、改善策として次のActを考えます。
チーム内のコミュニケーションが活発になる
PDCAサイクルでは、計画・実行・評価・改善の各フェーズでチーム内のコミュニケーションや協力が必要となります。
訪問看護師がPDCAサイクルを活用することで、チーム内での情報共有や意見交換がもっと活発になり、より円滑な業務をすることができます。
また、PDCAサイクルを職場内で習慣化することで、仕事に対する意識が高くなるなどのメリットがあります。
役割も明確になることで、全員の責任意識が向上することも期待できます。
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訪問看護師にPDCAを導入するために必要なこと
訪問看護師にPDCAサイクルを導入するためには、以下のような取り組みが必要です。
・仕事の計画をしっかりと立てる
・仕事をどのように評価できるかを考える
・PDCAサイクルを全員で共有する
・PDCAサイクルの運用マニュアルを作成する
・ITツールを活用する
仕事の計画をしっかりと立てる
PDCAサイクルを活用するためには、仕事の計画をしっかりと立てる必要があります。
計画がないままに目の前の仕事に取り掛かってしまうと、後で振り返って評価することができなくなります。
一般的には仕事の計画は1年単位で決めることが多く、主に訪問看護ステーションの運営者が行う場合が多いです。
職場によっては、看護師に年間計画を立てるように指示される場合もあります。
「計画通りに仕事ができた」
「計画通りに仕事ができなかった」
など、何を目標に仕事をすすめていたのかを確認するために計画は重要となるのです。
仕事をどのように評価できるかを考える
PDCAサイクルを活用するために必要なもうひとつ重要なことは、仕事を評価をすることです。
計画通りにできた場合は、どんなところが良かったのかを振り返って評価する場合がほとんどですが、
計画通りにできなかった場合でも、何が原因だったのかをしっかりと反省して評価することが大事です。
PDCAサイクルを全員で共有する
PDCAを活用する時には、チーム内でPDCAサイクルを職場の全員で共有する習慣をつけましょう。。
具体的には、PDCAサイクルについての研修会を行ったり、チーム内での情報共有や意見交換を積極的に行うことが必要です。
１週間に１回、またはひと月に１回などと回数を決めて定例のカンファレンスなどを開催して、仕事の計画や成果について報告し合う機会を作ります。
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PDCAサイクルの運用マニュアルを作成する
訪問看護ステーションでPDCAについて理解を深めることも重要ですが、実際に活用するためには運用マニュアルを作成することも必要です。
「目標設定」「実行計画」「進捗管理」「改善案」など、それぞれの項目において、誰が見ても分かるようなマニュアルを作成するようにしましょう。
人の入れ替わりが多いステーションでは、引き継ぎがうまくできないケースも多くあります。
マニュアルがあれば、新しい人が来てもスムーズにPDCAを理解することができるので、いちから指導するための労力も減らすことができます。
ITツールを活用する
PDCAサイクルをより効率的に運用するためには、ITツールの活用が有効です。
訪問看護師のケアマネジメントシステムや電子カルテなどのデータを活用して、PDCAに必要な情報を収集して、評価も行うことができます。
これらのITツールは、多くのデータを可視化することができるので、客観的な課題を発見するのに非常に役に立ちます。
ただし、ITツールを活用するためには、使い方を理解するのに時間がかかるということを念頭においておきましょう。
最近では分かりやすいITツールも増えていますが、「IT」という言葉を聞くだけで距離を置いてしまうステーションの管理者もいます。
PDCAを導入して成功した実例
PDCAを導入して成功した事例はいくつかあります。
その事例について紹介します。
製造業での実例
ある製造業の生産管理部門では、生産スケジュールの管理がうまくできていなく、納期に遅れが常態化していました。
この企業でPDCAサイクルを導入することで、改善のプロセスを明確にし、生産スケジュールの管理に取り組むことができました。
具体的には、以下のPDCAサイクルを繰り返して改善を行いました。
・Plan：スケジュール管理のためのカレンダーシステムの導入
・Do：カレンダーシステムを用いたスケジュール管理の実施
・Check：納期遅れが減少したことを確認
・Act：スケジュール管理の改善点を再評価し、改善を継続的に行う
このように、PDCAサイクルを導入することで、生産スケジュールの管理に成功し納期遅れが格段に減ったようです。
小売販売店での実例
ある小売業の販売店では、商品陳列の改善が課題となっていました。
PDCAサイクルを導入することで、商品陳列の改善に取り組み、売り上げの向上に成功しました。
具体的には、以下のPDCAサイクルを繰り返して改善を行いました。
・Plan：陳列の見直しを行うために、商品の分類や配置を検討する
・Do：陳列の見直しを実施する
・Check：商品の販売数が増加し、売り上げが向上したことを確認する
・Act：陳列の改善点を再評価し、改善を継続的に行う
PDCAサイクルを繰り返し行うことで、商品の陳列方法を改善し、売り上げの向上に繋がりました。
福祉施設での事例
ある福祉施設の介護スタッフによるPDCAの成功事例もあります。
ある日、利用者の皆さんから「食事の時間になると混雑する」という不満が出ました。
介護スタッフは、この問題を解決するためにPDCAサイクルを活用して改善に取り組んだようです。
・Plan：混雑を緩和するため、食事の提供時間やメニューを見直す
・Do：食事の提供時間をずらし、メニューも見直して提供する
・Check：混雑が減り、利用者からも好評だとの声が多数寄せられた
・Act：今後も利用者の意見を取り入れながら食事の提供時間やメニューの改善を継続する
このように、PDCAサイクルを用いて問題解決を行うことで、利用者の満足度向上につながります。
また、これを継続的に行うことで、別の問題が発生したときにもスムーズに対応することができるようになったようです。
福祉施設においても、PDCAサイクルは効果的な改善手法として活用されています。
PDCAを活用した訪問看護サービスの質の向上
訪問看護サービスにおいても、ケアの質をもっと向上されるためにPDCAの活用が求められています。
PDCAサイクルは、どの訪問看護ステーションにおいても有効な方法なので、ぜひ取り入れられるべきだと思っています。
訪問看護のPlan（計画）
PDCAサイクルの最初のPlan（計画）では、訪問看護に必要なスキルや知識の整理をして、ケアの良し悪しを評価する数値目標を決めます。
患者さんへの聞き取りなど通じて、看護師が必要となるスキルや知識をリスト化することで、仕事の割り振りを行うことができます。
また、看護師への研修会などの計画も立てることができます。
訪問看護のDo（実行）
次に、Do（実行）では、立てた計画のとおりに看護師が訪問してケアをしたり、研修会などに参加します。
ここでは、基本的に計画された通りに仕事を行い、計画していない緊急の用事があれば管理者などと相談して判断してもらうようにします。
訪問看護のCheck（評価）
Check（評価）では、訪問看護師が訪問した件数や患者さんからの評価などを評価し、計画に対してどのくらい出来たかを確認します。
評価をするためには、最初に立てた計画や目標がとても重要です。
訪問看護のAct（改善）
最後のAct（改善）では、評価の結果から改善点を話し合い、再びPlanに戻ります。
改善点を反映させて新しい計画を立て、改めてケアを実施したり研修を行うことで、継続的にケアの質の向上を行うことができます。
PDCAサイクルを用いた訪問看護サービスの質の向上には、以下のようなメリットがあります。
・患者さんの満足度向上：訪問看護の質が向上することで、患者さんの満足度が向上する。
・スタッフのモチベーション向上：PDCAサイクルを継続的に行うことで、訪問看護師のモチベーションが向上する。
このように、PDCAサイクルを活用した訪問看護ステーションには多くのメリットがあることでしょう。
PDCA活用の課題と対策
PDCAを活用することで様々なメリットがありますが、その一方で解決しなければならない課題もあります。
その課題と対策について解説していきます。
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PDCAの課題と問題点
PDCAを導入するときに課題についてか以下のようなものがあります。
・成果が出るまでに時間がかかる
・スタッフの理解度にバラつきがある
・継続的に行うことができない
成果が出るまでに時間がかかる
PDCAは、目標や計画を立ててから成果を確認するまで、最低でも3ヵ月はかかるものです。
そのため、導入したからといってすぐに結果が得られるわけではないことを理解しておきしましょう。
すぐに成果が出ないとストレスに感じてしまうこともありますが、気長にPDCAサイクルを回していく気持ちが重要です。
スタッフの理解度にバラつきがある
訪問看護ステーションで働くスタッフによっては、PDCAに関しての理解に差が出ることも多いです。
そのため、一部のスタッフだけが一生懸命PDCAを取り組み、それ以外の人は外から傍観するという状況も起きています。
PDCAはスタッフ全員で取り組むことが重要なので、理解度にバラつきがあると成果が分かりにくいという課題があります。
継続的に行うことができない
多くの訪問看護ステーションでは、継続的にPDCAを行うことができないことを課題としていることが多いです。
その理由はいろいろですが、PDCAのための時間や労力を確保できなかったり、成果が表れる前に諦めてしまうことなどがあります。
成果が出来ないと途中で「もういいや」と息切れを起こしてしまって続かないという結果になることが多いようです。
課題解決のための対策方法
PDCAサイクルを活用する時の課題への対策方法についていくつか解説します。
主に訪問看護ステーションの運営者や管理者向けの内容となります。
・運営者や管理者は気を長く持つ
・スタッフに役割を割り振る
・実施したスタッフを評価する
運営者や管理者は気を長く持つ
まず、PDCAを活用するためには、ステーションの運営者や管理者が途中で投げ出さずに粘り強くPDCAサイクルを回していく必要があります。
「本当に必要なことなのか」
「もっとやらなければいけないこともあるのに」
「もう辞めてしまおうか」
と思うこともあるかもしれません。
しかし、ステーションの責任者が根気強くPDCAと付き合っていかなければ、スタッフは絶対についてきません。
運営者や管理者はPDCAの導入を責任もって行う覚悟が必要となるでしょう。
スタッフに役割を割り振る
別の方法としては、訪問看護ステーションで働くスタッフで役割分担を決めることです。
例えば、〇〇さんは進捗のスケジュール管理、□□さんはデータ分析、という具合です。
役割を決めてしまえば、それぞれの責任が生まれるので「自分は関係ない」とは言えなくなります。
人手不足の訪問看護ステーションの場合、管理者がPDCAの一から十までを管理しているケースも多く、スタッフが全く状況を把握していないというステーションもあるようです。
PDCAを全員で行うには、それぞれの役割分担が明確になっていることが望ましいといえます。
実施したスタッフを評価する
また、PDCAを積極的に行っているスタッフには、しっかりと評価するようにしましょう。
別途、手当てを与えるのも良い手段だと思います。
訪問看護師は、本来の在宅ケアももちろん大事ですが、ステーションの一員として職場の環境改善のためにも、
PDCAをの役割を決めてみるのも良いのではないでしょうか。
もちろん、ステーションの運営者であれば、本来の業務以外で活躍している看護師をきちんと評価するようにしましょう。
いち訪問看護師として思うことは、正当に評価してもらえるならば、こういった活動にも積極的に参加したいと思います。
PDCAは意味ないってホント？
PDCAはうまく使えば仕事の効率を改善したり、サービスの質を高くできるという話をしてきました。
その一方では、
「PDCAなんてもう古い」
「PDCAは意味がない」
という意見も多くあるのが事実です。
これについても少し解説したいと思います。
PDCAが「意味ない」「古い」と言われるワケ
PDCAが意味ないと言われる理由にはいくつかあります。
・成果が出るまでに時間がかかる
・新しいアイデアが生まれにくい
・普段から似たようなことをやっている
成果が出るまでに時間がかかる
PDCAは計画してから改善をするまでに、一般的な企業でも最低でも3ヵ月はかかるものです。
そのため、変化のスピードが早い近年では、あまり向いていない手法だという意見もあります。
計画を立てた時と改善策を考える時では、状況が大きく変わっている場合もあります。
変化している状況では、すでに立てた計画や目標自体が意味なくなってしまうということも起きてしまいます。
新しいアイデアが生まれにくい
PDCAは日頃の業務を改善していく手法なので、新しいアイデアや発想が生まれにくいと言われています。
目の前の問題に対して改善を行うことがPDCAの真の目的なので、特別なことをするわけではありません。
例：職場の人手不足が課題 ⇒ 看護師を〇〇人くらい募集する
例：看護師によってケアの内容に差がある ⇒ 研修会やカンファレンスを行う
など、課題に対する解決策は、普段からやっている内容に落ち着くことがほとんどです。
職場で新しいアイデアを考えたいのであれば、また別の手法を取り入れる必要がありますが、
PDCAの目的を間違って理解されている場合は、PDCAをやっても意味がないと誤解されてしまうかも知れません。
普段から似たようなことをやっている
PDCAが意味ないと言われるもうひとつの理由には、すでに職場でPDCAのような取り組みがしっかり行われている場合です。
PDCAという言葉を知らなくても、問題に直面した時にその改善策を考えるのは当然といえば当然のことです。
しかも、優秀な経営者であればなおさらです。
新しい言葉や横文字を見ると、なにかすごい効果がありそうなイメージがありますが、内容はごく当たり前のことを言っている場合もあります。
普段から職場のPDCAがしっかり出来ていれば、「いまさらPDCAを導入してなくても…」という感想になるのは当然だと思います。
PDCAは本当に意味がない？
では、PDCAは本当に意味のないことなのでしょうか？
いいえ、PDCAをうまく使えば、仕事の効率を改善できるばかりか、職場のコミュニケーションも活発になることが期待できます。
PDCAが「意味ない」「古い」と思っている人は、
・PDCAを正しく理解していない
・PDCAを正しく実行できていない
などの原因が考えられます。
PDCAという言葉がここまで一般的になるからには、それなりの理由があり、多くの人がその成果を実感しているからでしょう。
PDCA・OODA・DCAP も言葉を覚えることに意味はない
PDCAのような言葉は実はけっこう多くあります。
せっかくなので簡単に紹介しておきます。
・OODA：Observe(観察)、Orient(状況確認)、Decide(決定)、Act(行動)
・DCAP：Do(行動)、Check(評価)、Act(改善)、Plan(計画)
・PDR：Prepare(準備)、Do(実行)、Review(評価)
非常にどれも似たようなもので、Do（実行）をまず先にするDCAPや、Orepare（準備）してから取り掛かるPDRなど、言葉を多少変えているだけのものがあります。
はっきりいって、これらの言葉を覚えることに意味はありません。
訪問看護師で何よりも一番大事なことは、患者さんの健康と豊かな生活を営んでもらうためにサービスを提供することです。
その大きなミッションを達成するために、職場の環境を改善したり、仕事の効率を挙げたりします。
PDCAやOODAはその手段のひとつに過ぎず、これらの言葉だけを過信しすぎることも良くありません。
「これらの手法を取り入れているからこの職場は効率的な仕事をしている」
など、言葉だけに惑わされないようにしましょう。
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まとめ
今回はPDCAの基本から具体的な活用方法について解説しました。
PDCAは非常に有効に活用できる一方で、本来の業務が手一杯でそこまで手が回らないという場合も多いでしょう。
そのあたりは、訪問看護ステーションの運営者や管理者によって判断が難しいところだと思います。
しかし、継続的に行うことで一定の成果を得ることができ、結果的に業務の効率化にも役立ちます。
ぜひ、PDCAを職場で取り入れて欲しいと願っています。
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